Verkkolasku, sähköposti vai paperi

Laskun voi toimittaa sähköpostilla, verkkolaskuna tai kirjeenä, ja PDF-tiedoston voit aina ladata itse. Sähköpostilähetys ei vaadi erillistä avaamista. Verkkolaskun lähetys operaattorin kautta avataan tilikohtaisesti, ja kirje kulkee samaa reittiä.

Näin teet sen

1. Tee tämä ennen laskun viimeistelyä: avaa Asiakkaat ja tarkista asiakkaan tiedot. Jos asiakas haluaa verkkolaskun, täytä Verkkolaskuosoite (OVT) ja Välittäjätunnus ja paina Tallenna asiakas. Viimeistelty lasku käyttää viimeistelyhetken asiakastietoja, eikä myöhemmin tallennettu osoite päivity siihen.
2. Kentät näkyvät, kun asiakkaan tyyppi on Yritys tai yhteisö. Jos tyypiksi on valittu Yksityishenkilö, asiakkaalla ei ole verkkolaskuosoitetta eikä Y-tunnusta, ja lähetät laskun sähköpostilla.
3. Avaa viimeistelty lasku kohdasta Laskut.
4. Sähköposti: tarkista kohdassa Lähetä sähköpostilla vastaanottajan osoite ja paina Lähetä lasku. Asiakas saa laskun PDF-liitteenä.
5. Verkkolasku: kun asiakkaalla oli viimeistelyhetkellä verkkolaskuosoite tai Y-tunnus, laskun sivulla on painike Lataa Finvoice-XML. Jos verkkolaskun lähetys on avattu tilillesi, samassa kohdassa on myös painike Lähetä verkkolaskuna.
6. Jos painiketta Lähetä verkkolaskuna ei näy, katso mitä samassa kohdassa lukee. Jos siinä kerrotaan, että tarvitaan asiakkaan verkkolaskuosoite tai Y-tunnus, niitä ei ollut asiakkaalla viimeistelyhetkellä. Jos siinä on Lataa Finvoice-XML mutta ei lähetyspainiketta eikä toimituksen tilaa, lähetystä ei ole avattu tilillesi. Jos siinä näkyy toimituksen tila, lasku on jo lähetetty.
7. Kun lähetystä ei ole avattu, lataa tiedosto painikkeella Lataa Finvoice-XML ja toimita se itse, tai lähetä lasku sähköpostilla. Lähetyksen avaamisesta voit kysyä tuelta.
8. Kun osoite puuttui viimeistelyhetkellä, lähetä lasku sähköpostilla. Jos asiakas tarvitsee juuri tämän laskun verkkolaskuna, paina laskun sivulla Tee hyvityslasku, lisää osoite asiakkaan tietoihin ja tee uusi lasku.
9. Kirje: valitse Asetuksissa Lähetä lasku kirjeenä jos asiakkaalla ei ole verkkolaskuosoitetta. Kirje on käytettävissä vain, kun verkkolaskun lähetys on avattu tilillesi. Silloin laskulomakkeella on myös kohta Toimitustapa, josta voit valita kirjeen yksittäiselle laskulle ennen viimeistelyä.
10. Kirjeenä lähtevän laskun sivulla painike on Lähetä kirjeenä. Se näkyy samalla ehdolla kuin Lataa Finvoice-XML: asiakkaalla on oltava viimeistelyhetkellä verkkolaskuosoite tai Y-tunnus. Yksityishenkilö-asiakkaalle laskun sivulla ei ole kirjeen lähetyspainiketta, joten lähetä hänelle lasku sähköpostilla.
11. PDF: paina laskun sivulla Lataa PDF, jos haluat lähettää laskun itse.
12. Saapuvien verkkolaskujen vastaanotto ei ole käytössä Kuittaamossa. Sinulle lähetetyt verkkolaskut saapuvat oman operaattorisi kanavaan. Ostolaskun tiedostona voit lisätä kohdassa Ostolaskut: valitse tiedosto ja paina Lue ostolasku.

Mitä kannattaa valita

Käytä verkkolaskua, kun asiakas on yritys tai organisaatio joka pyytää laskut verkkolaskuina, ja kirjaa asiakkaan verkkolaskutiedot ennen kuin viimeistelet laskun. Viimeistelty lasku käyttää viimeistelyhetken tietoja. Muille asiakkaille sähköposti on tavallisesti nopein tapa, ja kirje on viimeinen vaihtoehto.

Avaa Kuittaamossa

• Laskut
• Asiakkaat
• Ostolaskut