Kuittaamo

Tietosuojaseloste

Päivitetty 25.10.2026. Tämä seloste kertoo, miten Kuittaamo käsittelee henkilötietojasi. Käsittelyyn sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) ja tietosuojalakia (1050/2018). Aiemmat versiot saat pyynnöstä kohdassa 1 mainitusta osoitteesta.

1. Rekisterinpitäjä

JCTUOTANTO, Y-tunnus 2857304-6
Pyhäranta 4 B 40, 33230 Tampere
Sähköposti: tuki@kuittaamo.fi

Tietosuojaa koskevissa asioissa voit olla yhteydessä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja mihin tarkoitukseen

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja palvelun tuottamiseksi:

Käyttäjän tiedot: nimi, sähköposti, toiminimen nimi ja Y-tunnus, osoite, ALV-tunnus, tilinumero (IBAN/BIC). Tarkoitus: käyttäjätilin ja palvelun tuottaminen, laskujen ja kirjanpidon luonti. Ajopäiväkirjaa varten voit tallentaa kodin paikkakunnan ja halutessasi katuosoitteen. Kun valitset reittilaskurissa Kodin, ajon reitille merkitään kodin kohdalle vain paikkakunta. Katuosoitetta käytetään vain reitin laskentaan, eikä sitä tallenneta ajoille.
Talous- ja kirjanpitotiedot: laskut, kuitit, ostolaskut, tositteet, ajopäiväkirja, verovähennystiedot. Tarkoitus: laskutus, kirjanpito ja henkilöverotuksen apu.
Verokortti (vapaaehtoinen): verokortissa ovat nimesi, henkilötunnuksesi ja veroprosenttisi, ja ne näkyvät jokaiselle, jolle lähetät laskun kortteineen. Jos et kuulu ennakkoperintärekisteriin, voit tallentaa verokorttisi kuvan. Se liitetään PDF-laskujesi (sähköposti, lataus) viimeiseksi sivuksi, jotta maksaja voi toimittaa ennakonpidätyksen oikean prosentin mukaan. Verkkolaskun ja kirjeen mukana kortti ei toistaiseksi kulje, eikä sitä lähetetä verkkolaskuoperaattorille. Hyvityslaskuun korttia ei liitetä. Kortti on voimassa kalenterivuoden, ja se liitetään vain laskuihin, joiden päiväys osuu kortin vuodelle. Kortti on myös kirjanpitoviennin lasku-PDF:issä, ja tilisi jäsenet näkevät sen laskujen PDF:istä. Voit lopettaa liittämisen uusiin laskuihin milloin tahansa Asetuksista. Jo viimeistellyn laskun PDF:ssä on kortti, joka oli voimassa laskun viimeistelyhetkellä.
Yrityksen logo (vapaaehtoinen): tilin omistaja voi tallentaa yrityksen logon laskutustietokorttiin. Logo näkyy kortissa ja sen PDF:ssä, jonka jaat itse laskuttajillesi, sekä tilisi käyttäjille. Tallennamme kuvasta kopion ilman kuvan metatietoja. Kun poistat logon, se poistetaan. Kaikki tilisi logotiedostot poistetaan viimeistään, kun tilisi poistetaan. Jos logossa on nimesi tai kuvasi, se on henkilötieto, ja käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen.
Käyttäjän asiakkaiden tiedot: laskuille merkityt asiakkaan nimi, osoite, Y-tunnus, yhteyshenkilö, sähköpostiosoite ja verkkolaskuosoite sekä laskurivit. Tarkoitus: laskujen laatiminen. Näiden osalta käyttäjä on itse rekisterinpitäjä ja Kuittaamo käsittelijä.
Laskujen toimitustiedot: kun lasku tai maksumuistutus lähtee Kuittaamosta sähköpostilla, sähköpostipalvelumme Resend ilmoittaa meille, toimitettiinko viesti vastaanottajan postipalvelimelle vai palautuiko se. Tallennamme laskulle tiedon toimituksesta tai palautuksesta sekä Resendin viestin ja ilmoituksen tunnisteet. Tästä ilmoituksesta emme tallenna vastaanottajan osoitetta, viestin sisältöä emmekä palautuksen syytä. Palautuneesta viestistä muodostetaan ilmoitus tilisi jäsenille ilmoitusasetusten mukaan. Tarkoitus: kertoa sinulle, menikö laskusi perille. Toimitustieto kertoo vain, että viesti saapui vastaanottajan palvelimelle, ei sitä, että vastaanottaja olisi lukenut sen. Näiden tietojen osalta rekisterinpitäjä olet sinä ja Kuittaamo käsittelijä, kuten laskujen asiakastiedoissa.
Oma merkintä laskun kuittauksesta: jos merkitset laskulle, että skannauspalvelu, vastaanottaja tai joku muu kuittasi laskun vastaanotetuksi, tallennamme merkinnän päivän, kuittaajan lajin, vapaaehtoisen huomautuksen (enintään 200 merkkiä) ja merkinnän tekijän. Merkinnän peruminen tallennetaan uutena merkintänä, eikä mitään poisteta. Tarkoitus: laskun toimitushistoria. Merkintä ei muuta laskun tilaa, viivästyskoron alkua eikä perintää. Kirjoita huomautukseen vain se, mitä laskun seuraamiseen tarvitaan. Näiden tietojen osalta rekisterinpitäjä olet sinä ja Kuittaamo käsittelijä.
Tekijätieto: esimerkiksi laskun lähetykseen, verkkolaskun tilan muutokseen, kuittausmerkintään ja ALV-päivien korjaukseen tallennetaan, kuka teon teki: tilisi jäsenen käyttäjätunniste, automaattinen ajo tai Kuittaamon järjestelmä. Laskun toimitushistoria näyttää tilisi jäsenille tekijän nimen tai, jos nimeä ei ole, sähköpostiosoitteen. Jos jäsen poistetaan tililtä, hänen nimeään ei enää näytetä. Tieto tallennetaan vain uusiin tapahtumiin 7.10.2026 alkaen; vanhoihin tapahtumiin sitä ei lisätä. Tarkoitus: tilisi jäsenet näkevät, kuka laskun lähetti tai merkinnän teki. Näiden tietojen osalta rekisterinpitäjä olet sinä ja Kuittaamo käsittelijä.
Saapuvat kuitit ja laskut (kun ne ovat käytössä tililläsi): jos lähetät kuitin tilisi kuittiosoitteeseen, sähköpostipalvelumme Resend vastaanottaa viestin, ja tallennamme sen liitteet tositteiksi vahvistettavaksi. Jos verkkolaskujen vastaanotto on käytössä, haemme sinulle osoitetut verkkolaskut Maventalta. Viesteissä ja laskuissa on lähettäjän tietoja, esimerkiksi nimi ja yhteystiedot. Niiden osalta sinä olet rekisterinpitäjä ja Kuittaamo käsittelijä.
Kuiteissa ja ostolaskuissa olevat kolmansien tiedot: tositteella näkyvät nimet ja yhteystiedot, esimerkiksi myyjän yhteyshenkilö. Näitä ei ole saatu asianomaiselta itseltään vaan ne tulevat tositteen mukana. Tarkoitus: kirjanpitoaineiston säilyttäminen lain edellyttämällä tavalla. Myös näiden osalta käyttäjä on rekisterinpitäjä ja Kuittaamo käsittelijä, eli vastuu näiden henkilöiden informoinnista on kirjanpitovelvollisella.
Ilmoitukset: palvelun sinulle muodostamat ilmoitukset, esimerkiksi saapunut lasku tai kuitti, erääntyvä ostolasku, erääntynyt myyntilasku, laskun lähetyksen epäonnistuminen, palautunut laskuposti, ALV-ilmoituksen määräpäivä ja YEL-muistutus. Ilmoitukseen tallennetaan sen laji, sen laskun tai tositteen tunniste ja numero, jota se koskee, eräpäivä, laskun lähettäjän nimi tai erääntyneen myyntilaskun asiakkaan nimi, tieto siitä, oletko lukenut ilmoituksen, sekä sähköposti-ilmoituksen tila ja lähetysaika. Tarkoitus: kertoa sinulle tilisi tapahtumista ilmoitusasetustesi mukaisesti. Ilmoitus on kopio tilisi laskujen ja tositteiden tiedoista: asiakkaidesi ja laskujen lähettäjien tietojen osalta rekisterinpitäjä olet sinä ja Kuittaamo käsittelijä, kuten laskujen asiakastiedoissa. Sähköposti-ilmoituksessa ei ole summia, tilinumeroita eikä asiakkaasi nimeä.
YEL-tila (vapaaehtoinen): jos merkitset sen asetuksiin, tallennamme, onko sinulla YEL-vakuutus, vakuutusyhtiön ja vahvistetun YEL-työtulon, jos annat ne, syyn, jos et ole vakuuttamisvelvollinen, sekä yrittäjätoimintasi alkupäivän. Tarkoitus: YEL-muistutus etusivulla ja ilmoituksena. Tietoa ei luovuteta eteenpäin. Tieto poistetaan, kun sinut poistetaan tililtä tai kun tili poistetaan.
Ilmoitusasetukset: valintasi siitä, mistä tapahtumista ja millä tavalla saat ilmoituksia. Asetukset ovat käyttäjäkohtaisia. Tarkoitus: ilmoittaa sinulle valintojesi mukaisesti. Asetukset poistetaan, kun sinut poistetaan tililtä tai kun tili poistetaan.
Veroapu-keskustelut: kirjoittamasi kysymykset. Tarkoitus: tekoälyavusteiset yleisluontoiset ehdotukset verotuksesta. Kuittaamo ei anna sitovaa veroneuvontaa. Keskusteluja ei tallenneta pysyvästi Kuittaamon kantaan. Tekoälypalvelu Anthropic poistaa kysymykset ja vastaukset 30 päivän kuluessa, ellei niitä tarvitse säilyttää pidempään sen käyttöehtojen valvontaa tai lakisääteistä velvoitetta varten.
Kalenteriaineisto (Pro, kalenterilaskutus): liittämästäsi kalenterista luetut tapahtumat otsikoineen, sijainteineen ja aikoineen. Tarkoitus: laskuluonnosten muodostaminen tapahtumista. Otsikko sisältää usein asiakkaan tai tapahtumapaikan nimen, eli kolmannen tietoja jotka tulevat kalenterin mukana. Näidenkin osalta olet rekisterinpitäjä ja Kuittaamo käsittelijä. Aineisto poistuu kun poistat kalenterilähteen tai tilisi.
Tukiviestintä: kirjoittamasi tukiviestit ja niiden yhteydessä näkyvä yrityksesi nimi ja Y-tunnus. Jos et ole antanut yrityksen nimeä, ketju näkyy nimellä, jonka annoit rekisteröityessäsi, tai sähköpostiosoitteesi alkuosalla. Tarkoitus: asiakastuen antaminen. Kuittaamon tukihenkilöstö lukee viestit ja näkee, minkä tilin ketjusta on kyse. Viestit säilyvät kunnes poistat tilisi.
Markkinointilupa ja tiedotteet (vapaaehtoinen): jos annat luvan, lähetämme sähköpostiisi vinkkejä, tiedotteita palvelun muutoksista sekä tietoa veroon tai toiminimeen vaikuttavista lainmuutoksista. Tallennamme sähköpostiosoitteesi, luvan tilan, ajankohdan, jolloin annoit tai peruit luvan, sen, missä kohdassa palvelua lupaa viimeksi muutettiin, IP-osoitteen, josta muutos tehtiin, ja viestien perumislinkin tunnisteen. Tallessa on vain luvan nykyinen tila ja viimeisimmän muutoksen tiedot: uusi valinta korvaa aiemman, emmekä säilytä luvan koko historiaa. Peruste on suostumuksesi (6 art 1 a). Voit perua luvan milloin tahansa Asetuksista tai viestin perumislinkistä ilman kirjautumista. Peruminen ei vaikuta ennen sitä lähetettyihin viesteihin. Palvelun toimintaan liittyvä posti, kuten tukivastaus tai laskumuistutus, ei kuulu tähän lupaan. Tiedotteet lähetetään Resendin kautta (kohta 4).
Palaute: jos jätät palautetta osoitteessa /palaute, tallennamme antamasi arvosanan ja kirjoittamasi tekstin sekä tiedon siitä mistä yhteydestä linkkiä on klikattu (esimerkiksi tukiviesti tai häiriötiedote). Emme tallenna tiliäsi, nimeäsi emmekä sähköpostiosoitettasi, joten emme voi tietää keneltä palaute on tullut emmekä vastata siihen. Jos kirjoitat nimesi tai yhteystietosi itse tekstiin, ne tallentuvat sellaisenaan. Roskapostin rajaamiseksi tallennamme IP-osoitteesta lasketun tiivisteen, josta osoitetta ei voi palauttaa ja joka poistetaan vuorokauden kuluessa. Peruste on oikeutettu etu (6 art 1 f): palvelun virheiden korjaaminen. Tarkoitus on parantaa palvelua, eikä palautetta käytetä mihinkään muuhun.
Virhe- ja estotilastot: kun jokin toiminto ei onnistu, tallennamme päivän tarkkuudella tiedon siitä missä kohdassa palvelua este tapahtui, mikä sen syy oli ja monestiko se tapahtui. Emme tallenna tiliä, käyttäjää, kellonaikaa, polkua emmekä mitään siitä mitä olit tekemässä. Samalla tavalla kirjaamme, montako istuntoa päättyi toimettomuuden tai enimmäiskeston vuoksi. Tarkoitus on korjata palvelun virheitä ja mitoittaa turva-asetuksia, kuten toimettomuusrajaa, ja peruste on oikeutettu etu (6 art 1 f). Emme siis näe kuka törmäsi mihinkin, vaan ainoastaan mikä kohta palvelua ei toimi.
Virhesivun tukitunniste: jos palvelussa sattuu virhe, virhesivu näyttää tukitunnisteen, jonka voit kertoa tukeen. Tallennamme tunnisteen virhe- ja estotilastoon. Jos se ei tallennu sinne, koska päivän tallennuskatto on täynnä tai tallennus epäonnistuu, kirjaamme tunnisteen varapaikkaan palvelimen lokiin (Vercel), ja lokirivillä on aikaleima. Lokirivillä on vain tunniste, palvelun osio (osoitteen kaksi ensimmäistä osaa ilman tunnisteita ja hakuehtoja) ja syy siihen, miksi tunniste ei tallentunut tilastoon. Emme kirjoita siihen tiliä, nimeä, sähköpostiosoitetta, IP-osoitetta emmekä sitä, mitä olit tekemässä. Tunniste on satunnainen merkkijono: se yksilöi yhden virhetapauksen, ei sinua eikä istuntoasi, eikä sitä tallenneta selaimeesi. Kun tallennuskatto on täynnä, lokiin kirjataan kustakin palvelun osiosta vain päivän ensimmäiset tunnisteet. Tarkoitus ja peruste ovat samat kuin virhe- ja estotilastoissa.
Tekniset tiedot: istunnon IP-osoite, selaintunniste, alkamisaika ja viimeisimmän käytön ajankohta, kirjautumiseen ja tilin turvatoimintoihin liittyvien pyyntöjen laskuri IP-osoitteineen, tilikohtainen turvaviestien laskuri sekä salasanalla tehdyn henkilöllisyyden vahvistuksen tiedot. Peruste on oikeutettu etu (6 art 1 f): tilisi ja palvelun turvallisuus ja väärinkäytön esto. Pyyntölaskurit poistetaan, kun viimeisimmästä pyynnöstä on kulunut vuorokausi, turvaviestien laskuri vuorokauden laskentajakson päätyttyä ja istuntotiedot istunnon päätyttyä (tarkemmin kohdassa 6). Estämme näin esimerkiksi salasanan arvaamista ja Kuittaamon nimissä tehtävää sähköpostin massalähetystä.
Istunto päättyy, kun kirjaudut ulos, 24 tunnin kuluttua kirjautumisesta tai kun palvelua ei ole käytetty 10 minuuttiin. Viimeisimmän käytön ajankohta päivittyy käyttäessäsi palvelua. Jotta pitkä kirjoittaminen yhdellä sivulla ei katkaise istuntoa, selaimesi ilmoittaa palvelimelle sivun latautuessa ja käytön aikana enintään kerran minuutissa, että käytät palvelua. Emme tallenna sitä, mitä kirjoitat tai mitä sivua katsot, emmekä käyttöhistoriaa: tallessa on vain viimeisin ajankohta, ja uusi korvaa edellisen.
Turvaviestien laskurilla rajoitamme sitä, montako sähköpostiosoitteen vahvistuslinkkiä, osoitteenvaihdon vahvistusta, salasanan palautuslinkkiä tai ilmoitusta osoitteellasi tehdystä rekisteröitymisyrityksestä tilillesi lähtee vuorokaudessa. Laskurissa on vain tilisi tunniste, viestin laji, pyydettyjen viestien lukumäärä ja laskennan alkamishetki, ei sähköpostiosoitetta eikä IP-osoitetta.
Sähköpostiosoitteen vaihto ja Google-tilin liittäminen vaativat, että olet kirjautunut enintään 10 minuuttia sitten tai vahvistat henkilöllisyytesi salasanalla. Vahvistuksesta tallennetaan istuntosi tunniste ja vahvistuksen voimassaoloaika, ei salasanaa. Merkintä on voimassa 10 minuuttia. Salasanavahvistusten laskurilla rajoitamme salasanan arvaamista: laskurissa on vain käyttäjätunnuksesi tunniste, yritysten lukumäärä ja laskennan alkamishetki.

3. Käsittelyn oikeusperuste

Sopimus (6 art 1 b): tietojen käsittely on tarpeen palvelusopimuksen täyttämiseksi (tilin ja palvelun tuottaminen).
Lakisääteinen velvoite (6 art 1 c): kirjanpitoaineiston säilyttäminen kirjanpitolain (1336/1997) edellyttämän ajan.
Oikeutettu etu (6 art 1 f): tilien ja palvelun tietoturva, väärinkäytön esto sekä palvelun virheiden korjaaminen ja parantaminen. Kohdassa 2 kerrotaan kunkin tietoryhmän kohdalla, mitä tietoja tämä koskee. Voit vastustaa tällaista käsittelyä (kohta 7).
Suostumus (6 art 1 a): markkinointiposti ja tiedotteet, jos olet antanut siihen luvan (kohta 2). Voit perua suostumuksesi milloin tahansa, eikä peruminen vaikuta sitä ennen tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Emme käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä (GDPR 9 art) tarkoituksellisesti. Jos lataat kuitin, joka sisältää tällaista tietoa (esim. lääkekuitti), se käsitellään osana tositeaineistoa.

4. Vastaanottajat ja käsittelijät

Käytämme palveluntarjoajia, joiden kanssa on tietojenkäsittelysopimus (28 artikla). He saavat käsitellä tietoja vain meidän ohjeidemme mukaan:

Hosting: Vercel, sovelluksen ajo EU-alueella.
Tietokanta ja tositearkisto: Supabase, tietojen ja kuittitiedostojen tallennus EU-alueella.
Tekoäly: Anthropic. Seitsemän toimintoa lähettää SINUN tietoasi lukua tai ehdotusta varten: kuittiluku (kuitin kuva), Veroapu (kysymyksesi ja verotilanteesi), henkilöluku (henkilöveron tositteen kuva), mittariluku (matkamittarin kuva), ajopäiväkirjan tuonti (tuotavan tiedoston sisältö), laskutustietojen luku (asiakkaan laskutustietosivun sisältö, kuva, PDF-tiedosto tai liittämäsi teksti) ja kirjoitusavustaja (kirjoittamasi teksti). Tietoja ei käytetä tekoälyn kouluttamiseen. Anthropic käsittelee tiedot Yhdysvalloissa ja poistaa ne 30 päivän kuluessa, ellei niitä tarvitse säilyttää pidempään sen käyttöehtojen valvontaa tai lakisääteistä velvoitetta varten. Siirto perustuu vakiolausekkeisiin (kohta 5).
Tiedotteen kirjoitusapuri: Anthropic. Kun laadimme sähköpostitiedotetta, henkilöstömme kirjoittama ohje lähetetään tekstin muotoilua varten. Sinun tietojasi ei lähetetä: tiedote on sama kaikille vastaanottajille eikä sitä henkilökohtaisteta.
Sähköposti: Resend. Viestit lähetetään Irlannista, mutta Resendin oman ilmoituksen mukaan lokit ja metatiedot (mm. vastaanottajan osoite ja viestin otsikko) säilytetään Yhdysvalloissa. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen sekä vakiolausekkeisiin. Resend ilmoittaa meille myös laskujen sähköpostin toimituksesta ja palautuksesta (kohta 2), ja se vastaanottaa kuittiosoitteeseesi lähetetyt viestit, kun kuittien vastaanotto on käytössä.

Varmuuskopiot. Tietokannasta ja tositearkistosta tehdään joka yö yksi varmuuskopio. Kopio muodostetaan GitHubin palvelimella, jossa aineisto on ajon aikana salaamattomana, ja ajon työhakemisto poistetaan ajon lopuksi. Kopio salataan ennen tallennusta ja tallennetaan Kuittaamon ylläpitäjän henkilökohtaiselle Google Drive -tilille. Tämän tilin käyttöön ei liity tietojenkäsittelysopimusta Googlen kanssa. Salausavain ei ole Googlella, joten Google ei voi lukea kopiota; avain on GitHubissa kopion muodostamista varten. Kerran kuukaudessa kopio palautetaan kokeeksi GitHubin palvelimella erilliseen tietokantaan, jotta palautuksen toimivuus varmistuu. Kierto säilyttää seitsemän päivittäistä, neljä viikoittaista ja enintään 12 kuukausittaista kopiota, ja vanhemmat kopiot poistetaan. Kierrossa poistetut tiedostot voivat olla vielä 30 päivää Google Driven roskakorissa. Google ja GitHub voivat käsitellä tietoja EU/ETA:n ulkopuolella, ks. kohta 5.

Vastaanottajat, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä

Nämä eivät toimi meidän ohjeidemme mukaan vaan käsittelevät saamiaan tietoja myös omiin tarkoituksiinsa. Siksi ne on erotettu yllä olevista.

Maksut (kun tilaus käytössä): Stripe. Stripe käsittelee maksutietoja meidän toimeksiannostamme, mutta omien ehtojensa mukaan myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä petostentorjuntaan, sääntelyvaatimusten täyttämiseen ja palvelunsa kehittämiseen. Korttitietoja ei tallenneta Kuittaamon kantaan.
Verkkolaskut (kun lähetys on avattu tilillesi): Maventa. Maventa välittää lähettämäsi laskun ostajan verkkolaskuosoitteeseen meidän toimeksiannostamme. Laskussa ovat ostajan nimi, Y-tunnus, osoite, toimipaikka, kustannuspaikka, yhteyshenkilö, viite ja verkkolaskuosoite sekä laskurivit, ja lisäksi yrityksesi ja sinun nimesi, Y-tunnus, ALV-tunniste, osoite, tilinumero ja maksutiedot. Maventan omien ehtojen mukaan se käsittelee palvelun käyttöä koskevaa tietoa myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä palvelunsa kehittämiseen, ja se saa käyttää laskujen tietoja yhdistettyinä ja anonymisoituina palvelun parantamiseen, tutkimukseen, koulutukseen ja tilastointiin. Lasku kulkee Maventan kautta vain, kun lähetät sen itse verkkolaskuna. Jos verkkolaskujen vastaanotto on käytössä, Maventa välittää myös sinulle osoitetut verkkolaskut (kohta 2).
Kartat ja reittilaskenta (ajopäiväkirja): Google. Kun pyydät reitin laskennan, antamasi osoitteet lähetetään Googlelle koordinaateiksi muuntamista ja matkan laskentaa varten, myös kodin osoite, jos valitset reitin alku- tai loppupisteeksi Kodin, ja kartan näyttäminen lataa Googlen karttakirjaston selaimeesi, jolloin Google saa IP-osoitteesi. Googlen Maps Platform -ehtojen mukaan Google kerää hakutermit, IP-osoitteet ja koordinaatit oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti, eli se on tässä itsenäinen rekisterinpitäjä eikä käsittelijämme. Tämä tapahtuu vain kun käytät reittilaskuria: ilman sitä yhtään osoitetta ei lähetetä eikä karttaa ladata, ja kilometrit voi aina kirjoittaa käsin.

Julkiset rekisterit

Kun syötät oman tai asiakkaasi Y-tunnuksen, tarkistamme sen ja haemme yrityksen tiedot Patentti- ja rekisterihallituksen avoimesta YTJ-rajapinnasta ja tarvittaessa Euroopan komission VIES-palvelusta. Niille lähtee vain Y-tunnus tai ALV-tunniste. Toiminimen tiedot voivat olla yrittäjän henkilötietoja.

Pääsy tietoihin Kuittaamon sisällä

Kuittaamossa ei ole ylläpitonäkymää, jolla tilisi sisältöä voisi selata. Henkilöstömme ei näe kuittejasi, laskujasi, kirjanpitoasi eikä henkilöverotuksen tietojasi.

Henkilöstömme näkee työtehtäviensä mukaan tilistäsi seuraavat tiedot:

Tilin tunnistetiedot: yrityksesi nimen, Y-tunnuksen ja ALV-tunnuksen. Jos et ole antanut yrityksen nimeä, tili näkyy nimellä, jonka annoit rekisteröityessäsi, tai sähköpostiosoitteesi alkuosalla.
Tilauksen tiedot: tilauksesi tason ja tilan, henkilöverotuksen tason, kokeilun päättymispäivän sekä maksupalvelun asiakas- ja tilaustunnisteet.
Käyttömäärät: montako kuittia, laskua ja tukiketjua tililläsi on, montako käyttäjää ja omistajaa tilillä on ja montako kutsua on lähetetty ja avoinna, tositearkiston koon, milloin viimeisin kuitti, lasku ja tukiviesti on tallennettu, sekä kuluvan kuukauden käyttömäärät ja tekoälykutsut toiminnoittain.
Tukiviestit, jotka olet itse kirjoittanut.
Tilisi käyttäjien nimet ja sähköpostiosoitteet vain erikseen avaamalla. Avaaminen on mahdollista vain asiakastuelle ja ylläpidolle, se vaatii kirjoitetun perusteen, ja jokainen avaus kirjataan lokiin perusteineen. Tiedot näkyvät vain sillä kerralla, ja seuraava avaus vaatii uuden perusteen.
Lähetyksen tarkistus: ennen kuin tililtäsi voi lähettää laskuja tai maksumuistutuksia Kuittaamon kautta, henkilöstömme tarkistaa tilisi yrityksen nimen ja Y-tunnuksen. Tarkistus kirjataan lokiin.
Säilytyspito: henkilöstö voi merkitä tilille säilytyspidon, jos viranomaisen tai eurooppalainen säilyttämismääräys, konkurssi tai muu lakisääteinen este estää tilin poistamisen.

Tilisi sisältöön pääsee käsiksi vain ylläpidon teknisillä välineillä, eli tietokannan hallintapaneelista ja ylläpidon komentorivityökaluilla. Niitä käytetään kahdessa tilanteessa: kun pyydät sitä itse(esimerkiksi tukipyynnössä, jossa selvitämme mikä meni vikaan), tai kun palvelun toiminnan turvaaminen sitä välttämättä edellyttää (vikatilanteen korjaaminen tai tietoturvaloukkauksen selvittäminen). Automaattinen varmuuskopio lukee koko tietokannan joka yö, ks. Varmuuskopiot yllä. Jos pyydät meitä poistamaan tilisi, poisto tehdään hallintanäkymästä, se vaatii kirjoitetun perusteen, ja se kirjataan lokiin. Emme selaa tilejä uteliaisuudesta, tuotekehitystä varten emmekä tilastointiin.

Tämä koskee myös testikäyttäjiä. Jos olet mukana suljetussa testissä, tuot palveluun oman oikean kirjanpitosi, emmekä katso sitä ilman erillistä pyyntöäsi. Jos haluat näyttää meille jonkin tilanteen, kerro siitä tukipyynnössä: pyydämme luvan erikseen ja kerromme mitä katsoimme.

5. Siirrot EU/ETA:n ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajista käsittelee tietoja EU/ETA:n ulkopuolella:

Anthropic (tekoäly): Yhdysvallat. Siirto perustuu EU:n vakiolausekkeisiin, jotka ovat osa Anthropicin tietojenkäsittelysopimusta.
GitHub (varmuuskopion muodostus): GitHub kuuluu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen. Ajopalvelimen sijaintia ei ole rajattu EU:hun.
Google (kartat ja varmuuskopion tallennus): karttojen ja reittilaskennan osalta Google LLC kuuluu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen. Varmuuskopion tallennuspaikka Google Drivessa voi olla EU/ETA:n ulkopuolella (kohta 4).
Resend (sähköposti): lähetys Irlannista, lokit ja metatiedot Yhdysvalloissa. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen sekä vakiolausekkeisiin.
Stripe (maksut): EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehys sekä vakiolausekkeet.

Vercel ajaa sovelluksen ja Supabase tallentaa tiedot EU-alueella (Tukholma). Tietokantapalvelun tarjoaa singaporelainen Supabase Pte. Ltd., joka käsittelee tietoja henkilötietojen käsittelijänä. Supabase Pte. Ltd., sen yhdysvaltalainen konserniyhtiö Supabase Inc ja Supabasen muut alikäsittelijät voivat käsitellä tietoja myös EU/ETA:n ulkopuolella. Supabasen alikäsittelijäluettelon (12.10.2026) mukaan alikäsittelijät ovat enimmäkseen yhdysvaltalaisia yhtiöitä; ajantasainen luettelo on osoitteessa supabase.com/legal/customer-resources/subprocessor-list. EU:n komissio ei ole tehnyt Singaporesta päätöstä tietosuojan riittävyydestä, eikä Supabase kuulu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen. Siirrot perustuvat EU:n vakiolausekkeisiin, jotka ovat osa Supabasen tietojenkäsittelysopimusta. Kopion vakiolausekkeista saat pyytämällä kohdassa 1 mainitusta osoitteesta. Tietosuojakehykseen kuuluvat yritykset näet osoitteesta dataprivacyframework.gov.

6. Säilytysaika

Säilytysaika riippuu siitä, kummassa roolissa Kuittaamo tietoa käsittelee. Ks. kohta 2.

Aineisto, jonka rekisterinpitäjä olet sinä (laskusi, tositteesi, kirjanpitokirjauksesi, asiakkaidesi ja tositteiden kolmansien tiedot):

Säilytämme sen niin kauan kuin tilisi on olemassa. Emme poista aineistoa automaattisesti tilauksen päätyttyä: se säilyy kunnes poistat tilin itse Asetuksista tai pyydät meitä poistamaan sen. Poistossa tili suljetaan heti, eikä kukaan pääse siihen, ja tili ja aineisto poistetaan pysyvästi samalla kertaa. Jos tilauksesi päättäminen maksupalvelussa tai poisto ei valmistu yhdellä kertaa, tili pysyy suljettuna ja poisto viimeistellään automaattisesti heti, kun se on mahdollista. Tiliä ei poisteta, jos viranomaisen tai eurooppalainen säilyttämismääräys, konkurssi tai muu lakisääteinen este sitä estää; poisto tehdään, kun este on poistunut. Varmuuskopioista tieto poistuu viiveellä, kun ne kopiot, joissa tieto on, poistuvat kierrossa (kohta 4, Varmuuskopiot). Salatussa varmuuskopiosäilössä pieni osa poistettua aineistoa voi jäädä salattuna säilöön pidempään, kunnes säilö tiivistetään. Jos tietoja joudutaan palauttamaan varmuuskopiosta, toistamme palautuksen yhteydessä ne poistot, joista on tallessa poistokirjaus.
Kirjanpitolain säilytysvelvollisuus on sinulla, ei meillä. Kirjanpitolain 2 luvun 10 § edellyttää, että kirjanpitovelvollinen säilyttää tilinpäätöksen, kirjanpidot ja tililuettelon vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Nämä ajat ovat pidempiä kuin noutoaika, joten ota aineisto ulos ennen tilin päättymistä. Vienti on maksuton ja itsepalveluna käytettävissä.

Aineisto, jonka rekisterinpitäjä on Kuittaamo (tilin ja laskutuksen tiedot):

Käyttäjätilin tiedot: tilin voimassaolon ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin ne ovat tarpeen maksujen selvittämiseen ja mahdollisten vaatimusten käsittelyyn.
Kuittaamon oma kirjanpito, eli sinulle lähetetyt laskut: 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi (kirjanpitolaki 2:10 2 mom). Tästä emme voi luopua, koska velvoite on meidän.
Veroapu-keskustelut: ei pysyvää säilytystä Kuittaamossa. Anthropic poistaa ne 30 päivän kuluessa (kohta 2).
Markkinointilupa: luvan tila säilyy tilisi voimassaolon ajan myös luvan perumisen jälkeen, jotta tiedämme, ettei sinulle saa lähettää markkinointipostia. Kun poistat tilin, lupa merkitään perutuksi ja sähköpostiosoite ja IP-osoite poistetaan.
Poistoloki: kun tili poistetaan, kirjaamme poiston tunnisteen, tilin tunnisteen, poistotavan, tilan ja päivät. Niissä ei ole nimeä eikä sähköpostiosoitetta. Tieto säilytetään, jotta poisto voidaan toistaa, jos tietoja palautetaan varmuuskopiosta.
Palaute: 365 vuorokautta, minkä jälkeen se poistetaan automaattisesti. IP-osoitteen tiiviste poistetaan jo vuorokauden kuluessa.
Istuntotiedot (IP-osoite, selaintunniste, istunnon alkamisaika ja viimeisimmän käytön ajankohta): poistetaan, kun kirjaudut ulos tai palaat palveluun istunnon päätyttyä. Päättyneen istunnon tiedot poistetaan joka tapauksessa viimeistään kahden vuorokauden kuluessa kirjautumisesta.
Kirjautumisen ja tilin turvatoimintojen pyyntölaskurit IP-osoitteineen: poistetaan viimeistään kahden vuorokauden kuluessa viimeisimmästä pyynnöstä.
Turvaviestien laskuri: poistetaan vuorokauden laskentajakson päätyttyä, viimeistään kahden vuorokauden kuluessa laskennan alkamisesta.
Henkilöllisyyden vahvistuksen merkintä: voimassa 10 minuuttia, poistetaan viimeistään vuorokauden kuluessa voimassaolon päättymisestä.
Salasanavahvistusten laskuri: poistetaan viimeistään kahden vuorokauden kuluessa laskennan alkamisesta.
Virhe- ja estotilastot: 40 vuorokautta, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.
Palvelimen lokiin varapaikkana kirjattu tukitunniste: Vercel säilyttää palvelimen lokit nykyisellä palvelutasollamme vuorokauden, minkä jälkeen lokirivi poistuu.

7. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus:

saada pääsy tietoihisi ja pyytää niiden oikaisua;
pyytää tietojen poistoa. Kun olemme todenneet, että pyytäjällä on oikeus tiliin, käyttäjätilisi tiedot ja tallentamasi aineisto poistetaan pyynnöstä. Poisto etenee kohdassa 6 kerrotulla tavalla. Emme voi poistaa Kuittaamon omaan kirjanpitoon kuuluvia sinulle lähetettyjä laskuja ennen kuin kirjanpitolain säilytysaika on kulunut;
rajoittaa tai vastustaa käsittelyä;
saada tietosi siirrettävässä muodossa;
perua suostumuksesi milloin tahansa (markkinointilupa, kohta 2);
tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).

8. Tietojen antaminen

Palvelun käyttö edellyttää tiettyjen tietojen antamista (esim. toiminimen tiedot laskuille). Ilman niitä palvelua ei voida tuottaa.

9. Automaattinen päätöksenteko

Kuittaamo ei tee GDPR 22 artiklan tarkoittamia automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia. Tekoäly (kuittiluku, Veroapu, vähennystutka) vain ehdottaa, ja sinä vahvistat kirjaukset ja täytät veroilmoituksen itse.

10. Evästeet ja selaimeen tallennettavat tiedot

Kuittaamo käyttää vain palvelun toiminnalle välttämättömiä evästeitä (esim. kirjautuminen). Emme käytä seurantaan perustuvaa mainontaa.

Lisäksi palvelu tallentaa selaimesi omaan tallennustilaan joitakin toiminnalle välttämättömiä tietoja, esimerkiksi palvelun viimeisimmän käyttöhetken, jotta usea avoin välilehti ei katkaise istuntoa. Näitä tietoja ei lähetetä palvelimelle.

Jos käytät ajopäiväkirjan reittilaskuria ja näytät kartan, Googlen karttakirjasto voi tallentaa selaimeesi omia tietojaan kartan toimintaa varten. Kartta ladataan vasta kun pyydät reitin laskennan, eikä sitä ladata lainkaan muilla sivuilla.

Jos kirjoitat laskua ja istuntosi päättyy toimettomuuden vuoksi, keskeneräisen laskun tiedot säilyvät tämän selainvälilehden muistissa (sessionStorage), jotta voit palauttaa ne kirjauduttuasi uudelleen. Tiedot palautetaan vain, jos valitset Palauta. Ne poistuvat, kun tallennat tai viimeistelet laskun, valitset Hylkää, kirjaudut itse ulos tai suljet välilehden. Yli vuorokauden vanhoja tietoja ei tarjota palautettavaksi, ja ne poistetaan, kun avaat laskulomakkeen. Tietoja ei lähetetä palvelimelle ennen kuin tallennat laskun.

Katso myös käyttöehdot.