Kuittaamo

Tietosuojaseloste

Päivitetty 23.8.2026. Tämä seloste kertoo, miten Kuittaamo käsittelee henkilötietojasi. Käsittelyyn sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) ja tietosuojalakia (1050/2018).

1. Rekisterinpitäjä

JCTUOTANTO, Y-tunnus 2857304-6
Pyhäranta 4 B 40, 33230 Tampere
Sähköposti: tuki@kuittaamo.fi

Tietosuojaa koskevissa asioissa voit olla yhteydessä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja mihin tarkoitukseen

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja palvelun tuottamiseksi:

Käyttäjän tiedot: nimi, sähköposti, toiminimen nimi ja Y-tunnus, osoite, ALV-tunnus, tilinumero (IBAN/BIC). Tarkoitus: käyttäjätilin ja palvelun tuottaminen, laskujen ja kirjanpidon luonti.
Talous- ja kirjanpitotiedot: laskut, kuitit, ostolaskut, tositteet, ajopäiväkirja, verovähennystiedot. Tarkoitus: laskutus, kirjanpito ja henkilöverotuksen apu.
Verokortti (vapaaehtoinen): jos et kuulu ennakkoperintärekisteriin, voit tallentaa verokorttisi kuvan. Se liitetään laskujesi viimeiseksi sivuksi, jotta maksaja voi toimittaa ennakonpidätyksen oikean prosentin mukaan. Kortti on voimassa kalenterivuoden, ja vanhentunutta korttia ei liitetä laskuihin. Voit lopettaa liittämisen milloin tahansa Asetuksista.
Käyttäjän asiakkaiden tiedot: laskuille merkityt asiakkaan nimi, osoite ja Y-tunnus. Tarkoitus: laskujen laatiminen. Näiden osalta käyttäjä on itse rekisterinpitäjä ja Kuittaamo käsittelijä.
Kuiteissa ja ostolaskuissa olevat kolmansien tiedot: tositteella näkyvät nimet ja yhteystiedot, esimerkiksi myyjän yhteyshenkilö. Näitä ei ole saatu asianomaiselta itseltään vaan ne tulevat tositteen mukana. Tarkoitus: kirjanpitoaineiston säilyttäminen lain edellyttämällä tavalla. Myös näiden osalta käyttäjä on rekisterinpitäjä ja Kuittaamo käsittelijä, eli vastuu näiden henkilöiden informoinnista on kirjanpitovelvollisella.
Veroapu-keskustelut: kirjoittamasi kysymykset. Tarkoitus: tekoälyavusteiset yleisluontoiset ehdotukset verotuksesta. Kuittaamo ei anna sitovaa veroneuvontaa. Keskusteluja ei tallenneta pysyvästi Kuittaamon kantaan.
Kalenteriaineisto (Pro, kalenterilaskutus): liittämästäsi kalenterista luetut tapahtumat otsikoineen, sijainteineen ja aikoineen. Tarkoitus: laskuluonnosten muodostaminen tapahtumista. Otsikko sisältää usein asiakkaan tai tapahtumapaikan nimen, eli kolmannen tietoja jotka tulevat kalenterin mukana. Näidenkin osalta olet rekisterinpitäjä ja Kuittaamo käsittelijä. Aineisto poistuu kun poistat kalenterilähteen tai tilisi.
Tukiviestintä: kirjoittamasi tukiviestit ja niiden yhteydessä näkyvä yrityksesi nimi ja Y-tunnus. Tarkoitus: asiakastuen antaminen. Kuittaamon tukihenkilöstö lukee viestit ja näkee, minkä tilin ketjusta on kyse. Viestit säilyvät kunnes poistat tilisi.
Palaute: jos jätät palautetta osoitteessa /palaute, tallennamme antamasi arvosanan ja kirjoittamasi tekstin sekä tiedon siitä mistä yhteydestä linkkiä on klikattu (esimerkiksi tukiviesti tai häiriötiedote). Emme tallenna tiliäsi, nimeäsi emmekä sähköpostiosoitettasi, joten emme voi tietää keneltä palaute on tullut emmekä vastata siihen. Jos kirjoitat nimesi tai yhteystietosi itse tekstiin, ne tallentuvat sellaisenaan. Roskapostin rajaamiseksi tallennamme IP-osoitteesta lasketun tiivisteen, josta osoitetta ei voi palauttaa ja joka poistetaan vuorokauden kuluessa. Peruste on oikeutettu etu (6 art 1 f): palvelun virheiden korjaaminen. Tarkoitus on parantaa palvelua, eikä palautetta käytetä mihinkään muuhun.
Virhe- ja estotilastot: kun jokin toiminto ei onnistu, tallennamme päivän tarkkuudella tiedon siitä missä kohdassa palvelua este tapahtui, mikä sen syy oli ja monestiko se tapahtui. Emme tallenna tiliä, käyttäjää, kellonaikaa, polkua emmekä mitään siitä mitä olit tekemässä. Tarkoitus on korjata palvelun virheitä, ja peruste on oikeutettu etu (6 art 1 f). Emme siis näe kuka törmäsi mihinkin, vaan ainoastaan mikä kohta palvelua ei toimi.
Tekniset tiedot: istunnon yhteydessä tallennettava IP-osoite ja selaintunniste, sekä kirjautumisyritysten laskuri IP-osoitteineen. Tarkoitus: istunnon turvallisuus ja väärinkäytön esto (esim. salasanan arvaaminen). Peruste on oikeutettu etu (6 art 1 f). Kirjautumisyritysten laskuri poistetaan vuorokauden kuluessa, istuntotiedot istunnon päättyessä.

3. Käsittelyn oikeusperuste

Sopimus (6 art 1 b): tietojen käsittely on tarpeen palvelusopimuksen täyttämiseksi (tilin ja palvelun tuottaminen).
Lakisääteinen velvoite (6 art 1 c): kirjanpitoaineiston säilyttäminen kirjanpitolain (1336/1997) edellyttämän ajan.

Emme käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä (GDPR 9 art) tarkoituksellisesti. Jos lataat kuitin, joka sisältää tällaista tietoa (esim. lääkekuitti), se käsitellään osana tositeaineistoa.

4. Vastaanottajat ja käsittelijät

Käytämme palveluntarjoajia, joiden kanssa on tietojenkäsittelysopimus (28 artikla). He saavat käsitellä tietoja vain meidän ohjeidemme mukaan:

Hosting: Vercel, sovelluksen ajo EU-alueella.
Tietokanta ja tositearkisto: Supabase, tietojen ja kuittitiedostojen tallennus EU-alueella.
Varmuuskopiot: objektitallennus EU-alueella sekä toinen kopio Google Workspacessa. Molemmat kopiot ovat salattuja, ja salausavain on vain meillä: kumpikaan palveluntarjoaja ei voi lukea aineistoa. Kopioita säilytetään enintään 12 kuukautta, minkä jälkeen ne poistuvat automaattisesti kierrossa.
Tekoäly: Anthropic. Kuusi toimintoa lähettää SINUN tietoasi lukua tai ehdotusta varten: kuittiluku (kuitin kuva), Veroapu (kysymyksesi ja verotilanteesi), henkilöluku (henkilöveron tositteen kuva), mittariluku (matkamittarin kuva), ajopäiväkirjan tuonti (tuotavan tiedoston sisältö) ja kirjoitusavustaja (kirjoittamasi teksti). Tietoja ei käytetä tekoälyn kouluttamiseen.
Tiedotteen kirjoitusapuri: Anthropic. Kun laadimme sähköpostitiedotetta, henkilöstömme kirjoittama ohje lähetetään tekstin muotoilua varten. Sinun tietojasi ei lähetetä: tiedote on sama kaikille vastaanottajille eikä sitä henkilökohtaisteta.
Sähköposti: Resend. Viestit lähetetään Irlannista, mutta Resendin oman ilmoituksen mukaan lokit ja metatiedot (mm. vastaanottajan osoite ja viestin otsikko) säilytetään Yhdysvalloissa. Siirto perustuu vakiosopimuslausekkeisiin.
Verkkolaskut (kun otat ne käyttöön): Maventa, lähetettävän laskun välitys ostajalle. Lasku sisältää ostajan nimen, osoitteen ja verkkolaskuosoitteen. Välitys tapahtuu vain kun lähetät laskun itse verkkolaskuna; muussa tapauksessa laskusi ei kulje Maventan kautta.

Vastaanottajat, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä

Nämä eivät toimi meidän ohjeidemme mukaan vaan käsittelevät saamiaan tietoja myös omiin tarkoituksiinsa. Siksi ne on erotettu yllä olevista.

Maksut (kun tilaus käytössä): Stripe. Stripe käsittelee maksutietoja meidän toimeksiannostamme, mutta omien ehtojensa mukaan myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä petostentorjuntaan, sääntelyvaatimusten täyttämiseen ja palvelunsa kehittämiseen. Korttitietoja ei tallenneta Kuittaamon kantaan.
Kartat ja reittilaskenta (ajopäiväkirja): Google. Kun pyydät reitin laskennan, antamasi osoitteet lähetetään Googlelle koordinaateiksi muuntamista ja matkan laskentaa varten, ja kartan näyttäminen lataa Googlen karttakirjaston selaimeesi, jolloin Google saa IP-osoitteesi. Googlen Maps Platform -ehtojen mukaan Google kerää hakutermit, IP-osoitteet ja koordinaatit oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti, eli se on tässä itsenäinen rekisterinpitäjä eikä käsittelijämme. Tämä tapahtuu vain kun käytät reittilaskuria: ilman sitä yhtään osoitetta ei lähetetä eikä karttaa ladata, ja kilometrit voi aina kirjoittaa käsin.

Pääsy tietoihin Kuittaamon sisällä

Kuittaamossa ei ole ylläpitonäkymää, jolla tilisi sisältöä voisi selata. Ylläpitäjä näkee tukiviestit jotka olet itse kirjoittanut sekä palvelun käyttömääriä (esimerkiksi montako tekoälykutsua tilillä on tehty), muttei kuittejasi, laskujasi, kirjanpitoasi eikä henkilöverotuksen tietojasi.

Sisältöön pääsee käsiksi vain tietokannan hallintapaneelista, ja sitä käytetään kahdessa tilanteessa: kun pyydät sitä itse (esimerkiksi tukipyynnössä, jossa selvitämme mikä meni vikaan), tai kun palvelun toiminnan turvaaminen sitä välttämättä edellyttää (vikatilanteen korjaaminen, varmuuskopiointi, tietoturvaloukkauksen selvittäminen). Emme selaa tilejä uteliaisuudesta, tuotekehitystä varten emmekä tilastointiin.

Tämä koskee myös testikäyttäjiä. Jos olet mukana suljetussa testissä, tuot palveluun oman oikean kirjanpitosi, emmekä katso sitä ilman erillistä pyyntöäsi. Jos haluat näyttää meille jonkin tilanteen, kerro siitä tukipyynnössä: pyydämme luvan erikseen ja kerromme mitä katsoimme.

5. Siirrot EU/ETA:n ulkopuolelle

Osa vastaanottajista (mm. Anthropic, Stripe, Google ja Resend) voi käsitellä tietoja EU/ETA:n ulkopuolella. Siirrot perustuvat EU:n vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) tai muuhun tietosuoja-asetuksen 44-49 art mukaiseen suojatoimeen. Vercel ja Supabase ajetaan EU-alueella. Resendin lähetys tapahtuu Irlannista, mutta sen lokit ja metatiedot säilyvät Yhdysvalloissa.

6. Säilytysaika

Säilytysaika riippuu siitä, kummassa roolissa Kuittaamo tietoa käsittelee. Ks. kohta 2.

Aineisto, jonka rekisterinpitäjä olet sinä (laskusi, tositteesi, kirjanpitokirjauksesi, asiakkaidesi ja tositteiden kolmansien tiedot):

Säilytämme sen niin kauan kuin tilisi on olemassa. Emme poista aineistoa automaattisesti tilauksen päätyttyä: se säilyy kunnes poistat tilin itse Asetuksista tai pyydät meitä poistamaan sen. Silloin poisto tapahtuu välittömästi ja pysyvästi. Varmuuskopioista tieto poistuu viiveellä normaalin varmuuskopiokierron mukaisesti.
Kirjanpitolain säilytysvelvollisuus on sinulla, ei meillä. Kirjanpitolain 2 luvun 10 § edellyttää, että kirjanpitovelvollinen säilyttää tilinpäätöksen, kirjanpidot ja tililuettelon vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Nämä ajat ovat pidempiä kuin noutoaika, joten ota aineisto ulos ennen tilin päättymistä. Vienti on maksuton ja itsepalveluna käytettävissä.

Aineisto, jonka rekisterinpitäjä on Kuittaamo (tilin ja laskutuksen tiedot):

Käyttäjätilin tiedot: tilin voimassaolon ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin ne ovat tarpeen maksujen selvittämiseen ja mahdollisten vaatimusten käsittelyyn.
Kuittaamon oma kirjanpito, eli sinulle lähetetyt laskut: 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi (kirjanpitolaki 2:10 2 mom). Tästä emme voi luopua, koska velvoite on meidän.
Veroapu-keskustelut: ei pysyvää säilytystä Kuittaamossa.
Palaute: 365 vuorokautta, minkä jälkeen se poistetaan automaattisesti. IP-osoitteen tiiviste poistetaan jo vuorokauden kuluessa.
Virhe- ja estotilastot: 40 vuorokautta, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.

7. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus:

saada pääsy tietoihisi ja pyytää niiden oikaisua;
pyytää tietojen poistoa. Käyttäjätilisi tiedot ja tallentamasi aineisto poistetaan pyynnöstä. Emme voi poistaa Kuittaamon omaan kirjanpitoon kuuluvia sinulle lähetettyjä laskuja ennen kuin kirjanpitolain säilytysaika on kulunut;
rajoittaa tai vastustaa käsittelyä;
saada tietosi siirrettävässä muodossa;
tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).

8. Tietojen antaminen

Palvelun käyttö edellyttää tiettyjen tietojen antamista (esim. toiminimen tiedot laskuille). Ilman niitä palvelua ei voida tuottaa.

9. Automaattinen päätöksenteko

Kuittaamo ei tee GDPR 22 artiklan tarkoittamia automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia. Tekoäly (kuittiluku, Veroapu, vähennystutka) vain ehdottaa, ja sinä vahvistat kirjaukset ja täytät veroilmoituksen itse.

10. Evästeet ja selaimeen tallennettavat tiedot

Kuittaamo käyttää vain palvelun toiminnalle välttämättömiä evästeitä (esim. kirjautuminen). Emme käytä seurantaan perustuvaa mainontaa.

Jos käytät ajopäiväkirjan reittilaskuria ja näytät kartan, Googlen karttakirjasto voi tallentaa selaimeesi omia tietojaan kartan toimintaa varten. Kartta ladataan vasta kun pyydät reitin laskennan, eikä sitä ladata lainkaan muilla sivuilla.

Katso myös käyttöehdot.