Ison ostajan laskumerkinnät

Suuret ostajat, kuten ravintolaketjut, kaupungit ja muut julkiset organisaatiot, vaativat laskulle usein omia viitetietojaan: toimipaikan tai yksikön, kustannuspaikan, tilaajan nimen tai ostotilauksen numeron. Osoitetiedot pysyvät yleensä samoina, mutta kustannuspaikka, tilaaja ja ostotilauksen numero voivat vaihtua laskusta toiseen. Kuittaamossa toimipaikka, kustannuspaikka ja tilaaja tallennetaan asiakkaalle ja ostotilauksen numero laskulle, joten laskukohtaisesti vaihtuvat kustannuspaikka ja tilaaja päivitetään asiakkaalle ennen jokaisen laskun viimeistelyä.

Näin teet sen

1. Hae ostajan laskutusohje. Isot ostajat julkaisevat sen yleensä verkkosivuillaan, ja siinä kerrotaan Y-tunnus, verkkolaskuosoite, välittäjätunnus ja laskulle vaaditut viitetiedot.
2. Avaa Asiakkaat ja paina Lisää asiakas. Valitse tyypiksi Yritys tai yhteisö ja kirjoita nimeksi ostajan virallinen nimi. Ravintolan, koulun tai muun yksikön nimen kirjoitat kenttään Toimipaikka tai yksikkö.
3. Täytä Verkkolaskuosoite (OVT) ja Välittäjätunnus ostajan ohjeen mukaan.
4. Avaa kohta Ostajan vaatimat viitetiedot ja täytä Kustannuspaikka ja Tilaaja, jos ostaja vaatii niitä. Paina lopuksi Tallenna asiakas.
5. Kun ostajalla on useita laskutusosoitteita, avaa ensimmäisen asiakkaan sivu ja paina Lisää toinen laskutusosoite. Kuittaamo kopioi osoitteen, Y-tunnuksen, välittäjätunnuksen ja maksuehdon ja jättää nimen, verkkolaskuosoitteen ja viitetiedot tyhjiksi. Tarkista Y-tunnus: se on sama vain, jos kyse on saman yhtiön toisesta yksiköstä.
6. Kun teet laskun, kirjoita ostotilauksen numero tai ostajan antama viite kenttään Ostajan viite (verkkolaskuun). Viite tulostuu PDF-laskulle kohtaan Viitteenne ja kulkee verkkolaskun mukana. Jos jätät kentän tyhjäksi, verkkolaskussa käytetään laskun numeroa.
7. Laskulomakkeessa kustannuspaikalle ja tilaajalle ei ole omaa kenttää. Lasku saa ne asiakkaalta sillä hetkellä, kun painat Viimeistele lopullisesti, eikä myöhemmin tallennettu kustannuspaikka tai tilaaja päivity viimeisteltyyn laskuun.
8. Jos kustannuspaikka tai tilaaja vaihtuu laskusta toiseen, päivitä ne ennen jokaisen laskun viimeistelyä: avaa asiakkaan sivu, paina Muokkaa tietoja, vaihda Kustannuspaikka ja Tilaaja tämän laskun mukaisiksi ja paina Tallenna asiakas. Aiemmin viimeistellyt laskut eivät muutu. Jos et päivitä tietoja, lasku saa edellisen laskun kustannuspaikan ja tilaajan.
9. Kustannuspaikka ja tilaaja tulostuvat PDF-laskulle asiakkaan tietojen alle, ja verkkolaskussa ne kulkevat ostajan omissa kentissään. Kuittaamo ei tiedä, mitä juuri tämä ostaja vaatii, joten tarkista laskun tiedot ostajan ohjeesta ennen viimeistelyä.

Mitä kannattaa valita

Kirjoita tiedot täsmälleen ostajan laskutusohjeen mukaan, koska puutteellisin tiedoin lähetetty lasku voi hidastua ostajan käsittelyssä tai palautua lähettäjälle. Jos ostajalla on monta yhtiötä tai monta laskutusosoitetta, tee jokaisesta oma asiakas: Y-tunnus ja verkkolaskuosoite ratkaisevat, kenelle lasku menee.

Avaa Kuittaamossa

• Lisää asiakas
• Asiakkaat